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3年股价翻10倍,珀莱雅如何通过亿方云进行文件管理和协同办公?

2020-09-03 17:34:37  来源:华夏晚报

摘要:珀莱雅是中国领先的化妆品品牌,起步于日化渠道,以多品类、多渠道的运营机制,进一步进军商超、电商等渠道,已形成覆盖全国、立体的营销服务网络。
关键词: 文件管理 协同办公

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  珀莱雅是中国领先的化妆品品牌,起步于日化渠道,以多品类、多渠道的运营机制,进一步进军商超、电商等渠道,已形成覆盖全国、立体的营销服务网络。珀莱雅品牌正向着日臻完备与国际化发展,致力于深海核心护肤科技研究与女性平等发展的公益行动。2017年11月15日,珀莱雅登陆上海证券交易所。

  企业高速发展

  高效办公日益重要

  自成立以来,珀莱雅凭借鲜明的品牌形象、精准的市场定位、以及创新的营销策略,保持了稳定、快速的增长趋势,成为国内最具发展前景的化妆品品牌之一。

  随着企业规模的扩大及国际化业务的发展,珀莱雅对于企业内部的文件管理、团队沟通、协作效率也提出了更高的要求。

  接触亿方云之前,珀莱雅内部也曾尝试使用其他存储工具,但都存在一些问题:大多数文件分散在员工个人电脑中,无法统一管理;企业内部之间、内部与外部之间缺乏一个高效的文件管理平台;企业重要文件的访问和分享缺乏安全管控等等。

  在各方面评估过后,珀莱雅团队决定引入亿方云,共同打造“珀莱雅文档云”,助力企业文件统一管理,帮助团队成员高效办公。

  提升员工个人办公效率

  释放本地空间

  员工个人电脑存储空间是有限的,但部门及项目文件却会随时间不断增加。过多的企业资料储存在员工个人工作电脑中,容易拖慢电脑运行速度,影响工作效率。

  另外,一旦员工电脑发生故障或丢失,企业重要数据将面临丢失或泄露的风险。而对于存储在共享盘中的文件,如果文件被误删或服务器故障,同样也会造成重要文件丢失。

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      (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  亿方云为珀莱雅团队提供了超大容量存储空间,实现团队本地电脑空间的释放。同时增加了文件误删恢复机制,进一步提高文件的安全性。

  操作tips:

  ① 部门成员可在部门公共文件夹或个人文件下建立相关文件的存放目录;

  ② 通过拖拽文件夹/文件或者同步功能,将个人电脑中的部门及项目文件存放在指定目录下;

  ③ 对于已成功上传且确定完结的文件,可在本地电脑将其删除,释放电脑磁盘空间。

  快速定位文件

  通过“珀莱雅文档云”,珀莱雅团队不仅可以释放本地电脑磁盘,还可以提高文件搜索效率。

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      (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  团队成员可以先通过全文搜索和组合搜索快速定位文件,然后针对文件类型、文件更新时间、内容、标题、标签等功能进行二次定位,快速找到想要的文件。

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      (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  如果文件夹目录繁多,层级深无法快速定位想要操作的文件或者文件夹。那么还可以通过「收藏」和「标签」功能快速定位文件或文件夹。

  随时随地在线办公

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     (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  除了部门文件外,珀莱雅团队成员还可以将常用文件同步备份到云端,这样即便在外出差,无需电脑,通过手机APP就能随时对文件进行调用和分享。

  企业知识沉淀与共享

  文件精细化管理

  “珀莱雅文档云”让珀莱雅团队内部的文件管理更加精细化,人员权限更加清晰。

  例如市场部的重要文件只有管理员有操作权限,普通员工只能预览,无法下载和编辑;财务部的重要数据可以设置为仅部分成员可见,其他人不可见。

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      亿方云多级权限设置

 

  操作Tips:

  ① 对于公共文件,可邀请部门所有成员参与协作共享,并设定相应的权限;

  ② 对于涉密重要文件,可以进一步精细化权限。例如:财务重要数据只对负责人员开放等。

  资料快速共享

  当珀莱雅团队需要跟外部公司协作时,通常会先在“珀莱雅文档云”上建立内外部协作文件夹,并邀请外部公司进行相关协作,最后通过“珀莱雅文档云”将资料共享给总部和其他地区的同事。

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      (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  相比传统基于微信、QQ等平台的文件流传,亿方云让文件流程更加清晰,避免文件反复传输,极大提高了协作效率。

  操作Tips(以同设计公司协作为例):

  ① 建立外部协作文件夹,邀请外部设计公司加入协作并上传文件:基于在线预览功能查看设计图,并通过评论进行沟通讨论;

  ② 设计公司可直接在线对需修改的文件进行编辑,原先文件将以历史版本的形式存在,方便对比和回溯;

  ③ 对于已定稿的广告设计文件,营销部可一键分享给印刷公司、线上媒体等渠道,提高工作效率;

  ④ 最后可建立内部协作文件夹,邀请集团或区域各营销部成员参与协作,共享推广资料。

  内部高效协作,文件安全分发

  部门高效协作

  在珀莱雅,很多项目的追踪和管理都是通过“珀莱雅文档云”实现的,有效解决了跨部门间的沟通效率难题。

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     (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  以《经营测算表》数据填写为例。

  经济技术指标由设计、营销提供;一二级节点计划时间由运营提供;总货值及回款计划由营销提供;投资及支付计划由成本提供;融资计划、盈利预测表、现金流表由财务提供,各个部门数据汇总到一个表格进行测算呈现。

  过去这样一个横跨多个部门,需要数十位成员参与的项目,现在通过“珀莱雅文档云”只需要2步就能完成~

  操作Tips:

  ① 发起部门通过“珀莱雅文档云”将文件共享给各个部门人员,邀请协同编辑表格(表格支持多人同时在线编辑);

  ② 各个部门完成自己负责的表格之后可以@相关同事和领导查阅;领导可通过评论方式对文件提出相关意见。

  注:每一个人编辑后都会自动生成历史版本,方便随时追溯和还原。

  周报收集

  除了文件共享,“珀莱雅文档云”还是一个自动收集周、月报的「神器」。传统人力收集周报数据的方式不但繁琐而且低效,而“珀莱雅文档云”只需4步就能自动收集各部门周报。

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     (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  操作Tips:

  ① 首先创建一个周报文件夹(按日期创建),点击右键发起收集功能,并设置有效时间和文件说明,选择需要提交文件的同事进行通知;

  ② 提交者可在消息中心收到收集信息,并在截止时间前上传相关文件;

  ③ 发起者可通过小应用查看每个收集任务的进程,及时沟通提醒;

  ④ 上传的文件会自动存储汇总至发起的文件夹中。之后发起人就能清晰地对比每周的历史数据。

  会议纪要分发

  作为一家大型化妆品企业,珀莱雅各职能部门及项目组需要定期汇总重要会议的纪要。以往各部门都是通过邮件方式整理下发,导致往期的会议纪要查找困难,同时相关重要文件还容易被恶意下载泄漏。

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     (功能示意图,非珀莱雅实际场景)

  针对重要文件分发问题,各个部门&项目组可以在“珀莱雅文档云”上建立会议纪要归档文件夹,同时设置精细化权限管理,如整理人员可编辑,其他人员仅预览等。

  操作Tips:

  ① 在部门文件夹内创建会议纪要、规则制度等文件夹,设置相应的人员权限(整理人员为“编辑者”,部门成员为“预览者”);

  ② 会议纪要、制度及红头文件的下发可通过“珀莱雅文档云”@方式通知到相关人员;

  ③ 重要文件夹开启“禁止分享”和“水印预览”功能,防止重要文件泄露。

  现在,珀莱雅内部已有多个部门深度使用亿方云,每天有上千人通过亿方云展开高效、稳定、安全的协同办公。今后,亿方云也将持续为企业高效运转、文件安全管理提供强有力的支持。

 


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责编:lijj
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